Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle:

Hamburger Pensionsverwaltung eG
Brooktorkai 20
20457 Hamburg

Telefon +49 40 28 01 45-0
Telefax +49 40 28 01 45-775
E-Mail-Adresse: service@hapev.de

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter:
datenschutz@hapev.de

Damit die Pensionsverwaltung aber gewünschte bzw. in Auftrag gegebene Dienstleistungen und Geschäftsprozesse erbringen kann, ist es in bestimmten Fällen notwendig, dass uns von Ihnen einzelne personenbezogene Daten für die Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Das gilt z. B. bei der Bearbeitung und Beantwortung von Fragen und der Nutzung von digitalen Angeboten.

In diesem Fall verarbeiten wir ausschließlich personenbezogene Daten, die wir von Ihnen bei der Nutzung der Internetseite www.hapev.de erhalten oder im Rahmen von Anfragen über das Kontaktformular von Ihnen bekommen.

Folgende relevante personenbezogene Daten werden bei der Nutzung der Internetseite verarbeitet:

• IP-Adresse
• Name
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Bestandsnummer

Grundsätzlich verarbeiten wir bei der Nutzung der Internetseite www.hapev.de keine personenbezogenen Daten von Ihnen.

Personenbezogene Daten (Artikel 4 Nr. 2 DSGVO) werden im Rahmen von Anfragen über das Kontaktformular abgefragt und können für die Beantwortung von Fragen und bei der Durchführung von Support durch die Pensionsverwaltung verwendet werden. Die Verwendung dieser Daten dient zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. zur Prüfung der Begründung einer Vertragsanbahnung (Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO).

In der Pensionsverwaltung erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Beantwortung von Anfragen oder der Erfüllung von vertraglichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus werden Ihre Daten an beauftragte Dienstleister („Dritte“) weitergegeben, sofern diese mit der Abwicklung von Dienstleistungen von der Pensionsverwaltung im Rahmen von Dienstleistungsverträgen beauftragt sind.

Eine Datenweitergabe an externe Empfänger außerhalb der Pensionsverwaltung findet grundsätzlich nicht statt.

Die Erhebungen von personenbezogenen Daten sowie deren Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern die Pensionsverwaltung durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet wird.

Die Beschäftigten der Hamburger Pensionsverwaltung sowie die beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der relevanten datenschutzrechtlichen Regelungen und Normen vertraglich verpflichtet worden.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) findet nicht statt.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Anfragen, solange dies für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung weiterer Prozesse erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden diese Daten gelöscht. Grundsätzlich verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten, die für die Erfüllung von vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich sind.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

• Sie haben gemäß Artikel 15 DSGVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, die jeweiligen Verarbeitungszwecke sowie die Dauer der Speicherung und gegebenenfalls die Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer zu bekommen. Falls die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen selbst liegt, haben Sie das Recht auf alle verfügbaren Informationen über die Herkunft Ihrer Daten.

• Gemäß Artikel 16 DSGVO haben Sie das Recht auf unverzügliche Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten. Sollten Sie fehlerhafte Daten feststellen, bitten wir Sie, uns dies mitzuteilen.

• Sie haben gemäß Artikel 17 DSGVO jederzeit das Recht, mit Wirkung für die Zukunft, die Einwilligung für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen, bzw. das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist, oder die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

• Ferner haben Sie gemäß Artikel 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig war, Sie diese Daten jedoch nicht löschen lassen möchten, da Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

• Weiterhin haben Sie gemäß Artikel 20 DSGVO das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch durchführbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte sowie Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

• Sie haben gemäß Artikel 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

• Sie haben gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

8.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Artikel 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

8.2 Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an:

Hamburger Pensionsverwaltung eG
Brooktorkai 20
20457 Hamburg
E-Mail-Adresse: datenschutz@hapev.de

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine vollautomatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Die Datenverarbeitungssysteme sind durch verschiedene technische Maßnahmen vor externen Angriffen geschützt, die grundsätzlich mindestens dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Die Daten werden über eine SSL-Verbindung (SSL = Secure Socket Layer) gesendet. Bei der Übertragung der Daten erfolgt auf technischer Seite immer der Aufbau einer SSL-Verbindung, auch wenn diese Änderung nicht immer über die Statusleiste des gewählten Browsers erkennbar ist (z. B. bei eingebetteten Formularen, die über einen SSL-Kanal mit den Servern der Pensionsverwaltung kommunizieren). Es wird nicht für jede Webseite ein Schlosssymbol in geschlossenem Zustand erscheinen oder in der Adressleiste steht nicht immer die Protokollbezeichnung “https://” sondern “http://”.

11.1 Was sind Cookies?
Cookies und ähnliche Technologien sind sehr kleine Textdokumente oder Codeteile, die oft einen eindeutigen Identifikationscode enthalten. Wenn Sie eine Website besuchen oder eine mobile Anwendung verwenden, bittet ein Computer Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät um die Erlaubnis, diese Datei auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät zu speichern und Zugang zu Informationen zu erhalten. Informationen, die durch Cookies und ähnliche Technologien gesammelt werden, können das Datum und die Uhrzeit des Besuchs sowie die Art und Weise, wie Sie eine bestimmte Website oder mobile Anwendung nutzen, beinhalten. Dieser Nutzung müssen Sie explizit beim erstmaligen Aufruf unserer Seiten zustimmen.

11.2 Warum verwenden wir Cookies?
Auf den von der Pensionsverwaltung verantworteten Webseiten werden temporäre Cookies, sogenannte Session-Cookies (Session: dt. “Sitzung”) eingesetzt. Diese sind nur für die Dauer der Browser-Sitzung gültig und werden mit dem Schließen des Browsers wieder automatisch vom Rechner entfernt.

In einem Session-Cookie werden Identifikationsinformationen abgelegt, anhand derer ein Besucher einer Internetseite wiedererkannt werden kann. Eine Identifikationsinformation ist z. B. eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer (Session-ID).

Cookies sorgen dafür, dass Sie während Ihres Besuchs unserer Seiten eine reibungslos funktionierende Website nutzen können.

11.3 Notwendige (essenzielle) Cookies zur Erfassung von Informationen zur Aufrechterhaltung des Betriebs
Mit jedem Zugriff auf diese Internetseite werden von der Pensionsverwaltung automatisch Informationen erfasst. Diese Informationen werden in Server-Logfiles gespeichert und dienen der Aufrechterhaltung des Betriebs, dem Erkennen von Anwendungsproblemen sowie der Problemanalyse.

Erfasst werden unter anderem: Name der Webseite, Datei, Datum, Datenmenge, Webbrowser und Webbrowser-Version, Betriebssystem, der Domainname der angeforderten URL, die sogenannte Referrer-URL (jene Seite, von der auf das Angebot der Pensionsverwaltung zugegriffen wird) und die IP-Adresse.

Zusätzlich werden zum nachträglichen Erkennen von Anwendungsproblemen und zur Problemanalyse Daten in Logfiles gespeichert, die zum Zweck der jeweils angebotenen (digitalen) Dienstleistung notwendig sind.

Die Pensionsverwaltung behält sich zudem das Recht vor, die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung nachträglich zu kontrollieren.

Diese erfassten Informationen werden grundsätzlich nach einer Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen gelöscht. In einigen Fällen ist der Zeitraum der Aufbewahrung länger, da bis Abschluss der elektronischen Dienstleistung mehr als 14 Tage vergehen können.

12.1 Nutzung der Portalangebote für Personen und Unternehmen
Über die von der HAPEV verantworteten Webseiten werden den Nutzern Absprünge (Hyperlink) zu Web-Angeboten (Vorsorgeportal bzw. Mitgliederbereich, Arbeitgeberportal) mit personenbezogener Zugangskennung angeboten, über die – bei Bedarf – unterschiedliche elektronische Dienstleistungen in Anspruch genommen werden können. Alle für diese Zwecke notwendigen personenbezogenen Daten werden in den Systemen der HAPEV verarbeitet.

Das Vorsorgeportal bzw. der Mitgliederbereich ist ein Web-Angebot für ausgewählte Personen in der Anwartschafts- und Rentenphase. Die HAPEV stellt diesen Service im Auftrag der von ihr verwalteten Versorgungseinrichtungen oder Mandanten zur Verfügung. Abhängig von Person und ihrer jeweiligen Vertragskonstellation ermöglich das Web-Angebot im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge das z. B. Abrufen von Dokumenten, das Stellen von Anträgen, das Ändern von einigen personenbezogenen Daten oder das Durchführen von Hochrechnungen.

Das Arbeitgeberportal ist ein Web-Angebot für Mitgliedsunternehmen (Arbeitgeber) und Mandaten zum elektronischen Datenaustausch mit der HAPEV. Es ermöglicht im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge z. B. die Übermittlung von Meldungen, den Austausch von Informationen und den Abruf von Dokumenten.

12.2 Benachrichtigungsservice
Im Vorsorgeportal bzw. Mitgliederbereich steht ein Service (Benachrichtigungsservice) zur Verfügung, der ausgewählten Personen mit Zugang zu diesem Web-Angebot über neue und online verfügbare Dokumente (z. B. Standmitteilung, Mitteilung zur Vorlage beim Finanzamt) zu ihrer persönlichen betrieblichen Altersvorsorge informieren kann. Wenn eine Person ihre E-Mail-Adresse über diesen Benachrichtigungsservice in seinen personenbezogenen Daten der HAPEV hinterlegt, erhält sie eine automatisch generierte Nachricht per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse mit einer Aufforderung und einem entsprechenden Link zur Bestätigung, dass sich die hinterlegte E-Mail-Adresse im Besitz der Person befindet bzw. der Information, die E-Mail-Adresse nicht zu bestätigen, sofern die E-Mail-Adresse nicht für den Benachrichtigungsservice genutzt werden soll. Erst nach einer Bestätigung ist die Anmeldung im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren abgeschlossen und die E-Mail-Adresse wird für den Zweck des Benachrichtigungsservice auch gespeichert.

Sofern kein weiteres Interesse an diesem Service besteht, kann der Verwendung der E-Mail-Adresse für den Benachrichtigungsservice über das Vorsorgeportal bzw. Mitgliederbereich jederzeit widersprochen werden.

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzerklärung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzerklärung aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen angepasst werden muss, z. B. bei neuen Serviceleistungen. Die neue Datenschutzerklärung greift dann bei Ihrem nächsten Besuch auf den von der Pensionsverwaltung verantworteten Webseiten.